“民警同志，我今年80岁了，想开一张我父母的户籍证明。”“我爸爸前两年过世的，我要查他60年代户口迁出的记录。”纸质档案越存越多，查找、保存却存在诸多不便，在城市数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质户籍档案数字化势在必行。今年以来，徐汇公安分局在市局人口办、智慧公安办的指导下，推进纸质户籍档案数字化，于6月底完成了全区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务，并研发基于公安网的信息交互、网上调档实战应用系统，在实现派出所“综合窗口”全域入驻街镇社区事务受理中心的基础上，打通徐汇公安政务服务与群众的“最后一公里”，为上海建立符合现代化档案管理要求的档案体系开展积极探索。

由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。“传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需人工翻阅查找，我们辖区很多老房子，同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家，翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远，被查询人已经过世，后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名要查询到信息更是难上加难。不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，会出现发黄、变脆、破损甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中又极易造成新的、不可逆的损坏。纸质档案的保存条件较为严苛，还需要一定的温度、湿度，同时对保存的空间要求也越来越大。

图说：上世纪50年代的纸质档案已泛黄发脆，每次翻阅都是一种损害。徐汇警方供图（下同）

电子档案是通过前期扫描纸质档案，产生高清像素图片存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法通过对存储电子档案识别得出查询结果。电子档案的应用可以大大加快窗口的办事效率，并且电子档案不会随着时间流逝而发生物理变化，反复查阅不会受损，电子档案对空间的要求也极小。

徐汇公安分局首先全流程把控数据录入质量，通过“双机著录、一机校验”全面确保数据录入准确性，分局还专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务实现对原始户籍档案的电子调档查询。电子档案查询软件共设置户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、移入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等7个档案类别，在查询类别不详的情况下，也可通过综合栏查询所有档案类别，设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代7项查询条件，可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一家人家的户籍档案，方便查询。

图说：电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根等7个档案类别

通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案的老大难问题，同时也消除派出所综合窗口入驻街道服务中心，档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰，市民满意度和民警工作效率成倍提升。5年前，一位年迈的阿姨到湖南路派出所开其祖父母的户籍证明，她小时候只听她父母提起过祖父母的姓名，并不知道其他信息。当时，户籍窗口民警严晓韫翻了大半天档案还是一无所获。小严便在工作日志上记上了一笔。2020年，湖南路派出所率先启用电子档案后，民警又联系到阿姨。结果，根据她提供的姓名，民警用了5分钟不到就查到她祖父母的户籍档案。

目前，徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。

图说：系统还受理群众线上开具户籍证明申请

除了到场办理外，“一网通办”的红利也延伸到手机端。市民任先生在手机随申办内提交了一个开具户籍证明的申请，要求证明“60年代武康路某弄某号内，自己报出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员收到申请后，通过姓名和地址迅速查出上世纪60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。